Mit Lean Office und Kanban für mehr Effizienz im Marketing sorgen.

Wieder einmal war ich mit meinem Format chilliTRIFFT unterwegs und habe den großartigen Marvin Bunjes kennengelernt. Wir sind beide im Business-Netzwerk BNI unterwegs. Marvin ist Lean-Berater berät Inhaber:innen von Familienunternehmen in Sachen Veränderung und Prozesse. Gemeinsam werden mit LEAN-Prinzipien und weiteren Methoden eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung ein. Warum Kultur? Neuerungen in Unternehmen müssen gelebt werden. Ist ein Prozess Mist und Du tauschst die Mitarbeiter aus, kann es passieren, dass auch die neuen Mitarbeiter:innen den neuen Prozess nicht lieben lernen und dann bleibt der Prozess Mist. Auch in Sachen Arbeitsplatzoptimierung und 5S hilft Marvin Unternehmern. Es war ein extrem spannender Austausch, der mich mal wieder zum Nachdenken gebracht hat. 

Ich habe mich schon vor vielen Jahren auf das Thema LEAN Office gestürzt. Ich war es leid, dass ich 40 Leitz Ordner im Rücken stehen hatte und gar nicht mehr wusste, wo was liegt. Wenn man dann noch einen "Digitalisierungs-Wandel" mitgemacht hat, dann hat man noch schlimmeres erlebt. Den einen Teil schön "geordnet" abgelegt im Rücken und dann irgendwie Digitial auf einem Server - ohne jegliche Struktur und Chance, die Daten wiederzufinden. In den ganzen Jahren habe ich in Sachen Ordnung und Struktur viel dazu gelernt und viel für mich übernommen. 

Zum Beispiel hab ich für mich die Arbeitsmethode KANBAN entdeckt. Es war einfach schrecklich, dass man nicht sofort Auskunft geben konnte, wie es bei Projekt A aussieht und wo es beim Projekt C und D hängt. Um Platz im "Kopf" zu schaffen, habe ich also mit KANBAN angefangen. Nicht nur, dass mich das System mit den Phasen Backlog, Next, ToDo, Wait, Finished überzeugt hat, es war einfach befreiend, weil ich mir nicht mehr alles merken musste. Nach einem LEAN OFFICE Workshop bei der Beratungsagentur "einfach.effizient" hab ich dann auf Digital umgestellt. Wenn ich jetzt an dieser Stelle TRELLO als das Tool meiner Wahl nenne, dann ist es nur ein Tool und nicht die Art und Weise. Es gibt einige Alternativen. 

Durch die Digitalisierung wurde es noch einfacher. Ich konnte meine digitalen Daten direkt an den Projektmanager senden und konnte so proaktiv agieren. Gleichzeitig habe ich die digitale Ordnerstruktur auf dem Server optimiert. Ich hatte einfach keine Lust mehr, Dokumente, Entwürfe oder Bilder zu suchen. "Am Ende des Tages" war es ein perfekte Idee. Als eine neue, ältere Kollegin mein Team verstärkte ging es darum, wie sie denn ihre Arbeitsaufträge bekomme. Ich hatte keine Lust darauf, dass mehrfach am Tag hinter meinem Bildschirm der Finger hochging und die Frage kam: "Was soll ich jetzt machen". Und hier kommt Kanban als perfekte Methode für Projekte in Abteilungen zum Tragen: die Aufgaben sind alle im Kanban-Board. Ich muss niemandem mehr sagen, was er/sie wann machen soll. Die Mitarbeitenden können sich die Aufgaben selbstständig ziehen. Wie cool ist das denn bitte?! Das war eine tolle Zeit. Ein weiteres Plus war, dass meine neue Kollegin selbst Auskunft zu den Stati der Projekte geben konnte und wenn ich mal nicht da war.

Zudem haben wir für unsere Print-Aktivitäten digitale Projektpläne erarbeitet, die den Prozess einer Printproduktion standardisiert hat und dafür sorgte, dass wir beim wichtigsten Printprodukt von teils 6 Wochen Produktionszeit auf 1 Woche reduzieren konnten. Genau. Das wichtigste Printmedium konnten wir auf einmal in Rekordzeit produzieren und waren dann extrem schnell am Markt. Ja, natürlich hat dieser Wandel gedauert. Die Kollegen mussten sich an die neue Methode gewöhnen. Aber wir haben zusammen die Formulare optimiert und am Ende hatte sich die neue Arbeitsweise durchgesetzt. 

Es war eine gute Entscheidung, dass wir mit Kanban das Marketing neu strukturiert haben, eine neue, transparente Ordnerstruktur (teils mit Zugriffsberechtigungen für einzelne Projektmanager) implementiert haben und die neue Arbeitsweise bei Projekten umgesetzt haben. Eine unerwartete Folge: Als ich das Unternehmen verließ, hatte ich teils ein schlechtes Gewissen, meiner Nachfolgerin gegenüber, weil wir so wenig Übergabe-Zeit hatten. Aber sie hat sich danach sehr wenig gemeldet. Warum? Es war alles da. Die Arbeitsweise, Trello und die Ordnerstruktur waren extrem transparent und man hatte alles gefunden. 

In meiner Zeit in einer Oldenburger Kreativagentur haben wir auch mit Kanban gearbeitet. Das war extrem cool und kam mir natürlich sehr entgegen. Die Teambesprechungen waren dadurch einfach und strukturiert. Und auch hier gab es den Vorteil, das bei Anrufen, jeder Auskunft zu jedem Projekt geben konnte. In Sachen Ordnung und Struktur konnte ich hier noch einen wichtigen Baustein mitnehmen: DATEINAMEN!

Jede:r, der/die in einer Werbeagentur arbeitet oder Designer:in ist kennt es:

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SCA2022-001-FLY-KampagneXY-korrektur2
SCA2022-001-FLY-KampagneXY-entwurf-reinzeichnung
SCA2022-001-FLY-KampagneXY-final
SCA2022-001-FLY-KampagneXY-final2
SCA2022-001-FLY-KampagneXY-final2.1
SCA2022-001-FLY-KampagneXY-final-neu
SCA2022-001-FLY-KampagneXY-final-neu-änderungkunde
SCA2022-001-FLY-KampagneXY-final?wirklich?ich-hab-keine-lust-mehr
SCA2022-001-Zettel-KampagneXY-final-final-final-neu-fi.....-euch-doch-alle

Natürlich etwas weniger verrückt. Aber welche Datei war noch mal die richtige? Welche schicke ich jetzt zur Druckerei? Welche kann ich auf die Website hochladen (ich sehe soooo oft PDF Dateien mit Anschnitt, Farbkontrollstreifen und Co. puhhhh)?

Aber hier nicht. Es gab eine klare Ordnerstruktur (ALLES festgehalten in einem Agenturhandbuch! Supervorbildlich!!) und eine klare Struktur, wie die Dateinamen aufgebaut sind. Und dann im finalen die Endungen: ARB,ENT,KOR1,KOR2,KOR...,RZ, DRU,WEB

Bitte nicht Lachen. Ja, es sind nur Ordnerstrukturen und NUR Dateinamen. Aber JEDE:R aus der Werbebranche kennt dieses Thema und weiß, wie viel Zeit man verschwendet, die richtigen und aktuellsten Dateien zu finden!

Das gesammelte Wissen durfte ich in den letzten Jahren noch 3 weitere Male einsetzen, um effiziente Marketingstrukturen zu implementieren. Beim letzten Projekt wurde meine eingeführte KANBAN Methode sogar in anderen Abteilungen des Unternehmens umgesetzt. Das macht einen schon stolz. 

KANBAN erleichtert einfach vieles. Und auch in super kreativen Agenturen ist diese Methode interessant. Man bringt Struktur in den Alltag, in einzelne Projekte und kann auch bei Social-Media Redaktionsplänen eingesetzt werden. Gerade die Kreativen unter uns können profitieren: Schreib alles Wissenswerte in die einzelnen Karten und Dein Kopf ist wieder frei: Frei für die kreativen Superdinge dieser Welt. 

Auch die 5S-Methode, die Marvin einsetzt, finde ich extrem spannend. Wenn alles seinen sinnvollen Platz hat und dies dann auch noch standardisiert ist. Da würde mein verstorbener Opa grinsen. In meiner Kindheit gab es in der Werkstatt meines Vaters und Großvaters immer klare Regeln und Plätze für die Werkzeuge. Und wenn man etwas benutzt hat, musste das Werkzeug auch wieder an die vorgesehene Stelle zurück. Und alles war so sortiert, wie man es am sinnvollsten benötigt.

In einem Unternehmen, in dem ich gearbeitet habe, wurde diese Methode in der Lagerlogistik eingeführt. Grandios. Wenn man mal als Mitarbeiter einen Abroller leihen musste, wusste man sofort, wo man diesen findet und musste nicht mit den Kollegen wild rumsuchen. Es gab auf den Böden eingezeichnete Wege. Das war alles sehr gut durchstrukturiert und hatte im Laufe der Jahre auch den entscheidenen Vorteil, dass neue Mitarbeiter:innen in kürzester Zeit eingearbeitet werden konnten. 

Die fünf "S" sind aus dem japanischen Begriffen Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke abgeleitet.

1. Seiri: Selektieren
2. Seiton: Systematisieren
3. Seiso: Säuberung
4. Seiketsu: Standardisieren
5. Shitsuke: Selbstdisziplin

Wie eingangs schon erwähnt, muss man für eine Akzeptanz sorgen, damit die neuen Methoden zu dauerhaften Erfolg und mehr Leichtigkeit führen. Hierfür ist Marvin Bunjes der richtige Ansprechpartner. In seinen jungen Jahren hat er schon viel gesehen und spannende Projekte umgesetzt. Schaut gerne bei www.marvinbco.de vorbei und bucht Euch euren Kennenlerntermin. 

Euch interessiert, wie ich mithilfe von LEAN OFFICE und Kanban Marketingstrukturen erfolgreich aufgesetzt habe? Dann meldet Euch gerne bei mir.